为了加强学院与家长的联系，动员组织学生家长与学院共同做好人才培养、学院管理和学院建设的各项工作，开展“三共”活动（即“共育、共管、共建”活动），特建立与学生家长联系的制度，并就这一制度做如下规定。

 一、联系形式

主要通过书信联系、电话联络和会面座谈三种形式进行。

“书信联系”包括：１、家庭报告书；２、家长联系信；３、喜报和通报。

“座谈”包括：１、约请有关家长来校座谈；２、学院及各二级院派人到各地开展招生和办学工作期间，适时安排和有关家长及毕业生会面座谈。

二、联系内容

  １、向家长通报学院建设的进展情况和取得的重要成绩与有关荣誉；

  ２、学院改革和管理需要家长配合或参与的有关事项；

 ３、学生获得学校表彰和奖励；

 ４、学生受到系表彰，或在重大比赛（竞赛）活动中获奖，或在某一方面有重要业绩；

 ５、各个重要时期学生情况的通报，包括：新生进校后的表现情况；毕业班学生的就业指导情况；每学期学生的表现情况，等等；

６、学生因受纪律处分的情况；

７、其它需要学生家长了解或参与的有关事项。

三、联系人

学院、各二级院、各班级分别就不同的联系内容负责与家长建立联系。学生工作办公室负责联系的内容为第二项中的第ｌ、第２、第３条以及第５条中有关毕业就业指导方面的情况；各二级院由主管学生工作的领导负责与家长取得联系，联系内容为第二项第４、５、６条；各班由班主任负责与家长取得联系，联系的内容为第二项中的第４、５、６条。

四、联系时间

采用定期联系和不定期联系两种方式。

定期联系包括：

１、家庭报告书的发放为每学期放假后三天内，由辅导员（班主任）填写好各项内容，统一寄给学生家长；

２、各类喜报须在该荣誉正式取得后一周内向家长发出；

  ３、学生的处分通报须在处分执行后两周内，向家长发出学生违纪情况通报。

 不定期联系包括：

１、学校教学改革和管理工作需要家长参与的有关事项需提前两周与家长取得联系；

２、新生入学后三个月内班主任须及时就部分新生的表现与家长取得联系；

３、毕业班学生的就业指导工作须在毕业前三个月内由辅导员（班主任）与家长取得联系；

 ４、个别学生平时有明显违纪迹象的须及早与家长取得联系。

五、具体条件

１、各二级院、各班在每届学生入学后均须召开学生会议，向学生宣传阐述建立与家长联系制度的意义。

２、各班辅导员（班主任）在新生入学后要登记好本班学生的家庭通讯地址，学生如有不如实提供详细地址的，经发现后进行批评教育，后果严重的要予以纪律处分。

３、家庭报告书增设家长回执栏，由学生工作部统一制定。每学期放假后三天内由辅导员（班主任）逐一填好内容寄给学生家长。新学期开学时，学生须持有家长的亲笔签名的回执回校报到，回执的内容应包括对班主任评语的意见，对学校学生管理工作的意见和建议，如发现学生在回执上有弄虚作假，经核实后根据其情节给予严肃批评或处分。

４、辅导员（班主任）平时与家长联系的信笺及电话记录单由学生工作处统一印制。辅导员（班主任）可用联系信、电话或者采用与家长会谈来建立联系，联系内容应作好登记。

５、获校级奖励、受校级表彰的学生由学生工作部向该学生家长及该学生中学母校发出喜报；获院级奖励、受系级表彰的学生由各系向该学生家长发出喜报。

６、学生因违纪受到纪律处分的由各二级院向家长通报违纪情况。

７、学校发展进程中取得的成绩和荣誉，在制成喜报后由学生工作处负责组织各二级院寄给学生家长；学校改革和管理工作中需要家长参与配合的，由学院有关部门和学生工作部建议方案，经院领导批准后实施。

８、各有关部门和辅导员（班主任）要及时作好家长反馈意见的收集整理工作。学生工作处将制定与家长联系工作的登记表发至各二级院，由各二级院整理好本系的统计情况（包括联系情况、各项建议、成果记载、文字材料依据等），在学期中和学期末分两次上交学生工作部，以此作为二级院学生管理工作考核的一项重要指标；各二级院要自行设计类似的登记表发至各班辅导员（班主任）手中，由各班辅导员（班主任）作好整理并定期上交至本院，以此作为辅导员（班主任）工作考核的一项重要指标。

六、本规定由机电与暖通工程学院学生工作办公室负责解释。

七、本规定自2011年月1日起执行。